Wat is BDS

BDS staat voor Brieven Distributie Systeem en dat is ook precies wat het systeem doet. Hieronder wordt per scherm aangegeven wat mogelijk is.

Overzicht Abonnees

Het scherm geeft een overzicht van de abonnees en de volgende brief en de volgende printdatum van deze brief. Tevens wordt van de brief de eerste zin weergegeven om enig idee te hebben waarover de brief gaat. Wanneer op de button Nieuwe Abonnee geklikt wordt kunnen per abonnee de volgende algemene gegevens opgegeven worden:

• achternaam van de correspondent,
• adres,
• woonplaats,
• geslacht,
• relatie tot de overledene,
• voorletters,
• postcode,
• de naam van de overledene.
• geslacht,
• doopnamen,
• geboortedatum,
• overlijdensdatum,
• briefnummer van de volgende, nieuwe brief,
• geplande verzenddatum van de volgende, nieuwe brief,

Het briefnummer speelt een belangrijke rol en verwijst naar de brief die onder Brieven is opgenomen. De geplande verzenddatum van de volgende, nieuwe brief gaat over de brief die bij briefnummer aangegeven is. De doopnamen van de overledene worden bewerkt tot voorletters.

Op het scherm kan ook een printdatum ingegeven worden. Een printdatum kan maximaal 3 maanden in de toekomst liggen. De printdatum wordt gebruikt om op de brieven een datum te zetten. Op deze wijze wordt het mogelijk om de brieven alvast klaar te maken, te ondertekenen. Beter gezegd: men kan vooruit werken.

Wanneer een brief verzonden is, wordt automatisch de volgende brief klaargezet. Dit gebeurt aan de hand van het oplopende volgnummer. Dus na brief met volgnummer 10 komt brief met volgnummer 11.

In het abonnee overzicht staat de datum van de brieven die in aanmerking komen om geprint te worden in het groen aangegeven. Dit gebeurt als de huidige datum groter is dan de geplande verzenddatum van de volgende, nieuwe brief.
Als er van een abonnee geen brief met het overeenkomstige nummer gevonden kan worden (omdat de brief nog niet is aangemaakt) staat dit in het rood aangegeven.
Iedere (volgende) brief kent een interval van 2 maanden. Als de vorige brief verstuurd is dan wordt vanaf de printdatum van deze brief 2 maanden bijgeteld om een nieuwe plandatum voor deze nieuwe brief te krijgen.

In het menu kan ook gekozen worden om brieven te maken.

Overzicht Brieven

Naast het al genoemde volgnummer kan de tekst opgegeven worden. Dit is nauwkeurig werk omdat precies bekend moet zijn waar een volgend pagina moet beginnen. Dit moet aangegeven worden door

==newPage==

in de tekst op te nemen.

In het systeem wordt ook de historie van de verzonden brieven bewaard. Zowel van het briefnummer is te zien wanneer deze verstuurd is en naar wie en van de abonnee is te zien wanneer deze welke brief heeft ontvangen. Gebruik hiervoor de kleine knopjes ►.

Uiteraard zijn abonnees en brieven op te voeren, te wijzigen en te verwijderen. Dit kan gebeuren door vooraan de regel op de kleine button ▲ te drukken.

Printen van brieven

De brieven zijn te printen. Automatisch worden alleen die brieven geselecteerd die

• een briefnummer hebben
• een verzenddatum hebben die kleiner is dan de huidige datum.

Het printen gebeurt in in html format en de brieven worden geprint in volgorde van briefnummer en correspondent. Op de laatste pagina wordt hiervan een samenvatting gegeven.

De historische gegeven worden bijgewerkt. Is een briefnummer en een abonnee al opgenomen in de historische gegevens dan wordt alleen de printdatum bijgewerkt. Het systeem neemt aan dat de brieven verschillende keren als proef of als preview zijn aangemaakt. Dus alleen de laatste printdatum wordt opgenomen.

Nieuwe Ronde

Door het gebruik van deze button worden de abonnees waarvan de brieven geprint zijn op een nieuwe verzenddatum (naar de eerste woensdag over 2 maanden vanaf de huidige maand) geplaatst met een nieuw briefnummer (+1)

Planning

Door het gebruik van deze button worden de brieven die in de toekomst nog verwerkt moeten worden geteld en getoond. Per:

• brief per maand en
• per maand per brief

wordt aangegeven hoeveel brieven nog gemaakt moeten worden. Dit kan dienen om de toekomstige workload in te schatten.

Kees Dekker

Februari 2018